IFSP Digital - Documentos e Processos Eletrônicos
* Página Atualizada em 20/07/2023
Responsável
Setor: Coordenadoria do Escritório de Processos - CEPR-PRD Chefe: Antonio Airton Palladino – Professor EBTT Servidores: ♦ Janaína Zaffani – Arquivista ♦ Regiani A da Silva – Administrador ♦ Suzana Mayumi Chardulo - Administrador Contatos: ♦ Central de Serviços do IFSP Digital: Para a abertura de chamados de suporte para os assuntos relativos aos Módulos de Documentos e de Processos Eletrônicos do Suap. |
O que é o IFSP Digital
Com a entrada em operação no Suap – Sistema Unificado de Administração Pública dos Módulos de Documentos e Processos Eletrônicos, o IFSP atende ao Decreto n.º 8.539/2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização dos processos administrativos, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.
Para planejar, articular, implantar e gerenciar as diversas ações do projeto, por meio da Portaria n.º 2.059/2017, foi constituído o Núcleo Gestor do Projeto IFSP Digital - NGPID. Apresentação IFSP Digital
Em 26/08/2021 a Portaria 4.772 revogou a 2.059/2017, com a mudança dos membros.
Em 12 de julho de 2022 – publicada a Portaria Nº 3929/IFSP, que constituiu a Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital – CPGID e revogou a Portaria 4772 de 26 de agosto de 2021, estabeleceu a competência do CPGID no âmbito do IFSP e designou os membros.
Para ver todo o histórico de ações e documentos produzidos pela CPGID, acesse o link: CPGID - PÁGINA IFSP
Conceitos
1. Documento - Unidade de registro de informações, qualquer que seja o formato ou o suporte;
2. Documento digital- informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:
a) documento nato-digital - documento criado originariamente em meio eletrônico; ou
b) documento digitalizado - documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;
3. Processo- é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou ainda, instruções para pagamento de despesas, assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimento;
4. Processo Eletrônico- aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;
5. Processo de Negócio- é um conjunto de atividades ou tarefas estruturadas relacionadas que produzem um serviço ou produto específico para seus clientes ou para um cliente particular;
6. Fluxos- registro das movimentações dos documentos e processos.
Legislação
Portaria Normativa N.º 54/2022 - RET/IFSP, de 30 de maio de 2022: Regulamenta a criação e o uso de Documentos e Processos Eletrônicos no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo e define as melhores práticas. Revoga a Portaria Normativa RET/IFSP.
Decreto n.º 8.539, de 8 de outubro de 2015: dispõe sobre o uso do meio eletrônico pelos órgãos federais.
Portaria Interministerial Nº 1.677, de 7 de outubro de 2015: Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal
Portaria 1.224, de 18 de dezembro de 2013 (MEC): Institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino.
Resolução nº 45, de 14 de fevereiro de 2020: Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades Meio.
Perguntas Frequentes
1. Como defino o nível de acesso e classifico um documento nos módulos de documentos e processos eletrônicos?
Acessar o documento Nível de Acesso e Classificação de Documentos onde há links para as orientações sobre como definir nível de acesso e classificação de documentos.
2. Que tipos de processos devo utilizar?
Cada processo eletrônico tem seu tipo correspondente definido no módulo já com as parametrizações básicas desse processo, como nível de acesso e sua classificação. Caso não haja o tipo de processo que precise, abra um chamado na Central de Serviços – IFSP Digital. Saiba como acessando o link: Tutorial - Abrindo Chamado na Central de Serviços do IFSP Digital.
3. Faço os ofícios da Direção Geral, que antes tinha a sigla DRG/SLT, mas nesse novo formato ele sai com a sigla e nome da Coordenadoria de Apoio à Direção. Não teria como eu fazer e sair DRG?
O servidor em função de chefia pode gerenciar as pessoas ou setores que podem gerar documentos com a sigla de sua área. As orientações estão no capítulo 2 do tutorial de documentos eletrônicos disponível na página do IFSP DIGITAL ou no link https://drive.ifsp.edu.br/s/wThdBfBn11229o3.
4. O rodapé, que não pode ser editado, está sem o telefone, como podemos arrumar isso ?
O telefone é uma "variável" no documento eletrônico que o puxa automaticamente do cadastro de telefones do módulo de Gestão de Pessoas na opção "Setores do menu". Apenas a chefia do setor possui a permissão de inserir e modificar o telefone, para isso ele deve, dentro do SUAP, ir no Módulo Gestão de Pessoas | Setores , buscar o setor desejado, clicar em "Gerenciar Telefones" e atualizar as informações. Lembrando que a variável reproduzirá o que está no cadastro do setor relacionado ao setor dono do documento criado e que foi selecionado pelo(s) operador(es) deste documento eletrônico.
5. Os ofícios externos feitos por outros setores do Câmpus, que antigamente tinham a numeração da Diretoria Geral (DRG) agora podem ser feitos diretamente por esses setores (numeração e sigla deles) e apenas assinados pela Direção?
Sim é possível pois a identificação do documento não é feita apenas pelo número, mas sim por todo o conjunto de número + setor. Mas é claro que fica a critério do câmpus convencionar a sigla que deverá ser usada, caso seja apenas DRG será necessário o compartilhamento do setor DRG com outras pessoas ou setores, vai depender de uma análise de conveniência e risco.
Notícias
Julho/2023 |
1. Ativação da Consulta Pública Inteiro Teor para os Processos Eletrônicos do IFSP |
Abril/2023 |
1. TCU informa o encerramento do monitoramento do Tribunal quanto ao atendimento do Acórdão 484/2021-TCU-Plenário, considerando cumpridas as recomendações e parabenizando o IFSP pelo atingimento dos objetivos almejados pela auditoria. Veja texto destacado do referido documento: "5. Assim sendo, parabeniza-se a IFE pelo atingimento dos objetivos almejados pela auditoria, eis que, consoante as informações apresentadas pela entidade e verificadas pelo Tribunal, todos os novos autos vêm sendo autuados em formato eletrônico e existe ferramenta de pesquisa pública do teor dos processos." Para saber mais, clique neste link: CPGID |
Setembro/21 |
1. Aberto o Processo 23305.011633.2021-57 Contendo o "Planejamento e monitoramento de ações para adequação do IFSP ao Acórdão 484/21 TCU - plenária" que manterá todo o histórico das atividades realizadas para o atendimento do referido acórdão deixando esse processo público para consulta. |
Setembro/2020 |
1. COMUNICADO No.1/2020 - CAP-PRA - De 09/09/2020 - Assunto: Documentos Eletrônicos do Patrimônio e COMUNICADO Nº 2/2020 - CAP-PRA - De 08/10/2020 - Assunto: Documentos Eletrônicos do Patrimônio Tratam da criação dentro do Suap de 28 Modelos de Documentos Eletrônicos para atender as rotinas de Patrimônio do IFSP. 2. O IFSP Digital solicitou à TI o desenvolvimento da funcionalidade que permite às pessoas externas ao IFSP verem e assinarem documentos eletrônicos As pessoas externas, devidamente cadastrados no SUAP e que não são servidores ou estudantes, poderão acessar e assinar documentos eletrônicos, como atas, contratos, dando ciência e validade nos documentos eliminando a necessidade de impressão e digitalização desses documentos, atendendo uma grande demanda de várias áreas do IFSP. 3. Estão disponíveis para utilização vários modelos de documentos eletrônicos da DAPAD utilizados para realização de IPS e PAD Todos os documentos utilizados estão sendo colocados no formato eletrônico facilitando assim o trabalho das comissões. |
Março/2019 |
1. COMUNICADO CONJUNTO 1/2019 - DLA-PRA/PROADM/RET/IFSP / GAB-RET: Implementação do Ofício Geral Eletrônico e desativação do Memorando no SUAP Disponibilizado em 18 de março de 2019, o modelo eletrônico do documento "Ofício Geral - para assuntos de guarda não permanente" no Módulo de Documentos Eletrônicos no SUAP. Neste mesmo dia, em concordância com o Manual de Redação da Presidência - 3ª edição, o tipo de documento "Memorando" foi desativado no SUAP. A numeração é automática nos moldes propostos pelo manual, portanto o setor de Protocolo Geral CPG-GAB não irá mais fornecer o número de Ofício. O modelo do Ofício Geral foi elaborado pela cadastradora de modelos de documentos do Gabinete, que em breve estará divulgando também o modelo de Edital Geral, Comunicado Geral e Comunicado Conjunto Geral. Foi preparado um material de apresentação sobre a implementação do ofício em PDF e vídeo MP4, disponíveis nos links abaixo: Link da apresentação em PDF : Ofício - Apresesentação em PDF |
Janeiro/2019 |
Foram inseridos pela CCM-DGP no módulo de Documentos Eletrônicos 15 tipos de requerimentos para uso a partir do dia 29/01/19: Alteração de Dados Bancários, Alteração de localização de exercício (mudança de setor dentro do mesmo Câmpus e sem Função), Atualização Cadastral, Auxílio Natalidade, Auxílio Pré-Escolar, Auxílio Transporte, Cadastro de Horário de Trabalho, Declaração Funcional, Inclusão de Dependentes para Licença por Motivo de Doença em Pessoa da Família, Inclusão ou Exclusão de Dependentes(s) para Dedução de Imposto de Renda, Justificativa de Faltas e Atrasos, Licença Gala (Casamento), Licença Nojo (Falecimento de Pessoa da Família), Licença Paternidade e sua Prorrogação, Saúde Suplementar. |
Dezembro/2018 |
Abril/2018 |
2. IFSP Digital: novo módulo no Suap para abertura de processos |
Março/2018 |
1. Atualização do SUAP dia 16/04 das 7h às 12h | 1. Processo e Documentos e Eletrônicos |
Janeiro/2018 |
1. Apresentação IFSP Digital - Vídeo do Professor Antonio Airton Palladino. |
Setembro/2017 |
1. IFSP Digital: Tramitação digital de documentos e processos trará economia, agilidade e segurança |
Tutoriais
1. Documentos Eletrônicos:
Módulo para a criação de documentos nato digitais utilizando-se padrões definidos (Modelos de Documentos Eletrônicos).
1.1 Tutoriais:
2. Criação do Modelo de Documento Eletrônico no Suap - (somente para servidor do Escritório de Processos)
3. Processos Eletrônicos: módulo para a criação de processo eletrônico e realização de seu trâmite digital.
Assinatura Eletrônica
A assinatura eletrônica é a forma de se assinar documentos e processos eletrônicos de maneira digital, veja os Tipos de assinaturas existentes.
Temos nesse material Como converter um pdf em um pdf/A e assiná-lo através de um certificado digital.
Nível de Acesso
Acesse o documento de Níveis de Acesso (público, restrito, sigiloso) para entender como utilizá-los nos documentos e processos eletrônicos.
Acesse o documento Classificação de Documentos para entender como será feita a guarda dos documentos quanto à temporalidade e destino.
Destaques
DOCUMENTOS ELETRÔNICOS |
1. Desde setembro de 2021, somente os servidores lotados na Coordenadoria do Escritório de Processos executam o cadastro de Modelos de Documentos Eletrônicos no Suap. Todos os servidores receberam a notificação no Suap, conforme abaixo: "[SUAP] Notificação Prezados Gestores Sistêmicos de Documentos Eletrônicos, (*) Desde abril/2022 toda demanda sobre documentos eletrônicos está sendo feita através da Central de Serviços do IFSP Digital, por abertura de chamado - Tutorial - Abrindo Chamado |
PROCESSOS ELETRÔNICOS |
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